Rovatok

Szakmai publikációk
          Pénzügyi tanácsok mikro- és kisvállalkozásoknak
          Milyen szempontok szerint válasszunk könyvelőt, könyvvizsgálót?
          A könyvvizsgáló
          Az apportról
          Típushibák a könyvelésben
          Az értékhelyesbítés gyakorlata
    Közhasznú kérdések, közhasznú válaszok
    Ajánlom figyelmébe!
    Tudja-e?

Típushibák a könyvvezetésben

Az önellenőrzés általánosságban ismert, úgy is mint a könyvvezetésben és/vagy az adózásban elkövetett hibák korrekciós lehetősége. Itt és most azokat a hibákat mutatjuk be, melyek tipikusak a vállalkozásoknál. Ezek kiszűrése sok munkától kímélheti meg az ezen a területen dolgozókat. A mérleg felépítését követjük a bemutatás során. Visszatérően kapcsolódunk a zárlati teendőkhöz is.

Általános hiba a gazdasági események felületes, elnagyolt dokumentálása. A bizonylati fegyelem elhanyagolásától és szabályozatlanságától egyenes út vezet a tulajdon elleni cselekmények különféle típusaihoz, az adócsaláshoz.
Itt kell megemlíteni a belső szabályzatok kimunkálásának elmaradását, jobb esetben tessék-lássék színvonalát. A szabályzatok színvonalas kidolgozása, kidolgoztatása a működés szabályozottságát, a belső folyamatok könnyebb megértését segíti a munkatársak, a külső ellenőrzések számára túl azon, hogy a törvényi előírások betartása sem elhanyagolható.
Hangsúlyozottan kell szólni a számviteli politika elhanyagolt kezeléséről. Fontosságát jól bizonyítja, ha meggondoljuk, hogy a számviteli politikában foglalják össze a vállalkozások azokat az eszközrendszereket és módszereket melyek a törvényi kereteken belül a vállalkozás adottságainak leginkább megfelelnek. Szerepe a 2000. évi C. törvény a számvitelről (továbbiakban: új Szt.) hatálybaléptével felértékelődött.

A. Befektetett eszközök

Az IMMATERIÁLIS JAVAK között a jogilag rendezetlen tulajdonjog, szerződési hibák és hiányok az egyik legjellemzőbb hiba típus. Például vitatható bérleti jogosultság, jogosulatlan, nem dokumentált szoftver használat. Nem kellően megalapozott, alapítás átszervezés aktivált értéke-ként elszámolt költségek. Hasonló hibák a kísérleti fejlesztés aktivált értéke elszámolásánál ugyancsak fellelhetők.

A TÁRGYI ESZKÖZÖK értékcsökkenési leírása meghatározásának hibái többségében a helytelen besorolásokból adódnak. A beruházások "mentesítése" miatt az üzembe helyezésig felmerült néhány számlát költségnek állítunk be... Az üzembehelyezés időpontjának, az aktiválás időpontjának helytelen megállapítása szintén jellemző. Beruházások aktiválásához kapcsolódik a bekerülés pontos meghatározása, mely visszahat az amortizáció mértékére. Felhívom a figyelmet a különféle illetékek elszámolására, melynek kivetése sok esetben késhet. Kivetés hiányában a szerződés, a jogszabályi előírás alapján kell annak kalkulált összegét megállapítani, majd a kivetés alapján az új Szt. 47. §-ának (9) bekezdése szerint eljárni.
Karbantartás, vagy beruházás? A kérdés helytelen megítélése sokszor okozója adóhiánynak. Az új Szt. 3 § (4) bekezdés 7. pontja a beruházásra, 8. pontja a felújításra, míg a 9. pontja a karbantartásra tartalmaz értelmező rendelkezést. Ezutóbbi szerint a karbantartás mindaz a javítási, karbantartási tevékenység, amelyet a rendeltetésszerű használat érdekében kell elvégezni, és amely ezzel a folyamatos elhasználódás rendszeres helyreállítását eredményezi.
Előre borítékolható, hogy a maradványérték meghatározása ugyancsak ide sorolható. Figyelem! A maradványérték lehet nulla is, ha az érintett eszközértéke valószínűsíthetően már nem jelentős. Ez nem azt jelenti, hogy a használatbavételkor a maradványértékkel nem kell számolni!

A BEFEKTETETT PÉNZÜGYI ESZKÖZÖK egyik típushibája az apportként kapott részesedések dokumentálatlansága, túlértékeltsége. Gyakran nem követik a vállalkozók a befektetések értékváltozását, és nem érvényesítenek értékvesztést. Ha a hosszúlejáratú befektetések közé sorolt értékpapír lejárata a következő évben van, úgy azt át kell sorolni az értékpapírok közé, mely gyakran a feledés homályába vész.
A tartós árfolyamcsökkenés - mint a "leértékelhetőség" feltétele - bizonylatolása rendszerint nehézségekbe ütközik, ezért hibás, vagy hiányos.
A mérleg több során is külön kell kimutatni a kapcsolt vállalkozásokhoz fűződő viszonyokat. Itt és most, mi a számviteli törvény szerinti megközelítésről beszélünk, melyet az új Szt. 3 § (2) 7. pontja határoz meg. Megemlítendő, hogy nem tartozik vizsgálatunk alapján e körbe az olyan vállalkozás (tulajdonos), amelyik (aki) nem tartozik az új Szt. hatálya alá. A problémát a természetes személyek oldaláról vetik fel általában. Ha tehát két társaságnak ugyanaz a természetes személy a tulajdonosa, vagy ugyanazon egyéni vállalkozó a tulajdonosa nem beszélhetünk kapcsolt vállalkozásról.
Ugyanakkor a társasági és osztalékadóról szóló törvény más meghatározást ad a kapcsolt vállalkozásra, míg az áfatörvény e vonatkozásban "szoros gazdasági kapcsolatban álló feleket" említ. Ha ez még nem lenne elég a könyvvizsgálók részére a Nemzeti könyvvizsgálati standard ismét más, bővebb szempontot ír elő. Az adótörvényeket érintően! Az adózási és a számviteli megítélést szét kell választani. Az Adó és Ellenőrzési Értesítő 2001. évi 7. számában összefoglalóan jelent meg az adóhivatali szempontrendszer.

Az adott kölcsönök törlesztési, visszafizetési feltételeit gyakran nem tartatják be a kölcsönvevőkkel, vagy ezek a feltételek egzakt módon nem állapíthatóak meg. A kamat feltételek személyi jövedelemadó törvény szerinti megfeleltetése is gyakori hibaforrás.


B. Forgóeszközök

A KÉSZLETEK az egyik legjelentősebb hibaforrás "okozói".
A teljesség igénye nélkül néhány típushiba: leltárszabályzat hiánya, elnagyolt "megalkotása", leltárhiányok elszámolása, csökkent értékű készletek teljes értékű felvétele, leértékelés-, selejtezés-, értékvesztés fogalmi és tartalmi keveredése, leltártöbblet rendezése, sajáttermelésű készletek értékelése illetve az önköltségszámítási szabályzattal való összhangja. Az idegen helyen tárolt készletek és az idegen készletek kimutatása.
A készletekre adott előlegek gyakran nem jó helyen szerepelnek. Néha elmarad ezek szállítói teljesítéssel való összevezetése.

A KÖVETELÉSEK csoportja is szépszámú hiba forrása.
A vevők között - nem ritkán - el nem ismert teljesítést tartanak nyilván. A váltó valódiságát, főként ha forgatmányról van szó vajon ellenőrizték-e? A váltón feltüntetett kamat nem mutatható ki a váltókövetelések között. Az év közben befolyt befizetést a saját tőkére néha félrenézik így bevételként és nem jegyzett, de be nem fizetett tőkeként könyvelik. Az osztalék tőkeemelésre való beforgatását első lépésben alapítókkal szembeni tartozás és csak utóbb lesz követelés, majd a saját tőke eleme.
Az egyéb követelések dokumentáltságának hiánya gyakori hiba. Nem csak 2001-től kell külön kimutatni a kapcsolt vállalkozásokkal szembeni követeléseket (és kötelezettségeket is)! ez évtõl önálló sorok szolgálnak e célra.
A devizában fennálló követeléseknél - akárcsak bármely devizás pénzmozgásnál - az árfolyam megállapítása, valamint az időpont, azok minősítése kapcsán a zavarok forrása. Itt kell kitérni arra, hogy középárfolyamot a barterben az esőül megvalósuló mozgásnál alkalmazunk, majd mindvégig az ügylet lezárásáig. Az másodlagos, hogy az export, vagy az import valósul meg először.

Az ÉRTÉKPAPÍROK leltározása, egyeztetése ugyan olyan feladat és kötelezettség, mint pl. az áruké. Az időarányos kamat elszámolásáról sokan elfeledkeznek. Ha értékpapírunkról "kiderül", hogy befektetésként is megéri tartani, és át kell azt sorolni a befektetett pénzügyi eszközök közé. Figyelem! Az osztalék és a kamat hozadék más soron szerepel az eredménykimutatásban !

PÉNZESZKÖZÖK kezelése kevésbé kritikus általában egyeztetett, áttekinthető. Gyakran hiányos, elnagyolt a pénzkezelési szabályzat. Itt említem meg azt a "folyamatba épített hibát" ami általános. A kis és közepes cégek bérkönyvelővel dolgoznak. Feloldhatatlan probléma az ügyvezetésnek, "megoldhatatlan gond" a könyvelőknek a bizonylatok pénzügyi folyamatokkal egyidőben történő dokumentálása, a dokumentumok aláírása, ellenjegyzése. Az új Szt. 165. § (3) bekezdés a) pontja ugyanakkor így fogalmaz:

"a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell;"

Ennek megfelelően a társaságnak magának kell eldöntenie miként oldja fel ezt a "problémát", elmaradása mind az adózási mind a számviteli vizsgálatok szempontjából egyértelmű és jelentős hiba!

C. Aktív időbeli elhatárolások

Áttekintésekor gondoljuk végig figyelembe vettünk-e ilyen szempontból minden gazdasági eseményt. Ennek elmaradása az eredmény direkt módosulásával jár. Ez évtől a törvény szerinti bontásra is felhívom a figyelmet.

D. Saját tőke

A JEGYZETT TŐKE számlára csak cégbírósági bejegyzés után könyvelhető a tőkeemelés, a gazdasági esemény.
A deviza törzsbetét felhasználásából adódó ár-folyamkülönbözet a TŐKETARTALÉKot érinti és nem árfolyamnyereség, vagy veszteség.
Tőkét lehet emelni tőketartalékból is. Ahhoz azonban szabad tőketartalék dukál. Ebből következik, önmagában az még nem elegendő a jegyzett tőke emeléséhez, hogy tőketartalék legyen, az is kell, hogy a lekötött tartalékkal, értékelési tartalékkal korrigált saját tőke a tőkeemelés szándékolt összegével több legyen, mint a jegyzett tőke, és ez a többlet a tőketartalékban legyen! De még ez sem elég, a jegyzett tőke emelésének könyvviteli elszámolása csak akkor történhet meg, ha a tőkeemelést a cégjegyzékbe bejegyezték (amit a bejegyzés napjával kell könyvelni).

Ha az EREDMÉNYTARTALÉKot tőkeemelésre használjuk fel, ne feledkezzünk meg az adóhivatalról sem! A forrásadót be kell fizetni! Osztalékot is lehet fizetni eredménytartalékból. Erre csak akkor és csak év végi határozattal akkor kerülhet sor, ha a tárgyévi adózott eredmény nem nyújt fedezetet a jóváhagyott osztalékra. Ekkor is feltétel - amit el szoktak feledni - a szabad eredménytartalék. Az igénybevett összeget is be kell állítani az eredménytartalékba.
A LEKÖTÖTT TARTALÉK új tartalom, új sor a beszámolóval. Mint ilyen hibaforrás lehet, célszerű tehát áttanulmányozni a számviteli törvény ezirányú előírásait.
Az ÉRTÉKELÉSI TARTALÉKot az eszköz oldalon felhalmozott, egyedileg számított és dokumentált átértékelési különbözetek összegeként jelenítjük meg. Típus hibája a teljes körű és alapos dokumentálás elmaradása. Az előző évek vesztesége sor ez évtõl megszűnt és ismét a 413-as számla részét képezi. Mondanom sem kell, hogy a számla alábontása a hibák megelőzését szolgálja.
A MÉRLEG SZERINTI EREDMÉNY az eredmény-kimutatással egyező kell legyen és bár ez nem triviális, több esetben nem áll fenn!

E. Céltartalékok

A céltartalék képzést illetően jelentős változásokat hozott az új Szt. Előre a típushibákat megmondani nem lehet. Mégis néhány dologra felhívom a figyelmet, mely hibaforrás lehet.
Nem igaz az az állítás, hogy megszűnt a céltartalék! A törvény 41. §-a részletesen megmondja a képzési feltételeket. Ugyanakkor a fordulónapon fennálló követelések miatt is várható veszteségek kapcsán bekövetkezett változásokról szót kell ejteni. Ezekre ugyanis nem szabad céltartalékot képezni. A törvény 55. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően kell értékvesztést elszámolni, azok minősítésekor rendelkezésre álló információk alapján. Ez azonban azon tételekre vonatkozik, melyek jelentősnek minősíthetők. A kisösszegűeknél együttes minősítés alapján százalékosa és nem egyedi minősítés alapján kell az értékvesztést elszámolni. Figyelem! Az értékelési szabályzat e vonatkozásokról is rendelkezzen!
Új fogalom a visszaírás [55. § (3)]. Alkalmazására akkor kerül sor, ha a megtérülés összege jelentősen meghaladja a könyvszerinti értéket. Az így számolt értékvesztés-különbözetvisszaírással csökkentendő. Kiemelem a kapcsolódó analitikák, leltárak szerepét, melyek bizonnyal sok hiba forrásai lesznek.
Mind a képzést, mind a felhasználást jogcímenkénti részletezésben be kell mutatni a kiegészítő mellékletben!

F. Kötelezettségek

Új kategória a HÁTRASOROLT KÖTELEZETTSÉGEK. A törvény a 42. § (4) bekezdésében pontosan felvázolja a minősítés szabályait. Itt is azok dokumentált alátámasztására, az analitikára, a leltárra és jogcímenkénti bemutatására a kiegészítő mellékletben hívom fel a figyelmet.
A HOSSZÚ LEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK között leggyakoribb hiba az átsorolás elmaradása a rövidlejáratúak közé, a lejárat évére. Jelentősen bővültek a tartalmi elemekre bontott sorok, erre is figyelni kell.
A RÖVIDLEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK szintén a hibaforrások egyik bugyra.Ez a szállítóknak és az egyéb rövidlejáratú kötelezettségeknek tudható be.
A SZÁLLÍTÓK éven keresztül folyamatos karbantartást kíván. Jelentős többlet munkát igényel a kompenzációs üzletek összevezetése, pontos naprakész karbantartása. Az elévült tartozásokat nincs miért nyilvántartanunk, ki kell vezetni a könyvekből. A számlák gyakorta hibásak sok estben be sem fogadhatta volna a vállalkozás. Erre is figyelemmel kell lenni. Gyakori hiba a nem számlázott szállítók figyelmen kívül hagyása. Lehetnek ugyanis ilyen tételeink, amelyek beszerzési áron számlázott értékét figyelembe kell vennünk. Ez a külkereskedelemben gyakorta előfordul és jelentős hibaforrás lehet.
Az EGYÉB RÖVIDLEJÁRATÚ KÖTELEZETTSÉGEK között meghatározóak a költségvetéssel szembeni kötelezettségek. Ez vonzza az adók számítása körüli kalamajkákat, így elsősorban a hibák ilyen típusuk.
Általában hidegrázást kap mindenki, ha az APEH által megküldött folyószámla egyeztetése szóbakerül. Pedig ennek hiánya elfogadhatatlan.
Itt tartjuk nyilván a fizetendő osztalékot is, mint az alapítókkal szembeni tartozást, ha az rövidlejáratú, azaz a beszámoló elfogadása után fizetendő.

G. Passzív időbeli elhatárolások

Azonos feladatok vannak itt is a hibák megelőzése érdekében, mint a fentebb említett aktív elhatárolásoknál.

Összefoglalóan mást nem tanácsolhatunk, mint a folyamatos, dokumentumokkal kellően alátámasztott, pontos munkavégzést. Az ehhez szükséges környezet és információk, dokumentumok biztosítása a cégvezető feladata, sőt kötelessége!